Какие документы нужны селлеру для работы на маркетплейсе
Если ты выходишь на маркетплейсы, документы — это не «бумажки для галочки». Это твой способ не потерять продажи в один день , когда площадка внезапно запросит подтверждение качества, происхождения или прав на бренд.
У некоторых площадок срок на ответ очень короткий. Например, Ozon прямо пишет: если запросили документы в личном кабинете, их нужно отправить в течение трёх рабочих дней, иначе товары могут скрыть из продажи.
И ещё один важный момент на горизонте: с 1 сентября 2026 года вводится требование для дистанционной продажи — указывать в описании товара ссылку на запись о сертификате или декларации в реестре. Это означает, что «документы где-то в папке» уже не будут восприниматься как нормальная практика: нужно будет уметь быстро находить и подтверждать запись в реестре.
1) Карта документов: что нужно всем, а что — только некоторым
Документы, которые нужны почти всегда
- Документы продавца (статус: самозанятый/ИП/ООО, реквизиты).
- Банковские реквизиты для выплат.
- Первичные документы на закупку партии (хотя бы: договор/счёт/накладная/УПД).
- Документы на товар — если категория регулируемая или площадка запросит.
- Документы на бренд/происхождение — если торгуешь брендовыми товарами или площадка сомневается в легальности.
Документы «по ситуации», но встречаются очень часто
- отказное письмо (когда товар не подлежит обязательной сертификации, но требуется подтверждение);
- СГР (свидетельство о госрегистрации) — для части косметики, гигиены, химии и т.п.;
- лицензии/разрешения (для отдельных категорий);
- документы по маркировке (если товар маркируемый);
- документы для товаров животного происхождения (ветеринария/Меркурий — зависит от модели и категории).
2) Какие документы нужны селлеру на старте
Здесь логика простая: маркетплейсу нужно понять, кто ты , куда платить деньги и кто несёт ответственность за товар.
2.1. Самозанятый: пакет «быстрый старт»
Подходит, если тестируешь нишу и хочешь быстро начать.
Минимальный пакет:
- ИНН;
- подтверждение статуса самозанятого (НПД) — как правило, через интеграцию/проверку в процессе регистрации;
- банковские реквизиты;
- документы на товар (если категория требует или если запросит площадка);
- первичка на закупку (чтобы доказать происхождение в спорных ситуациях).
У Яндекс Маркет прямо есть сценарии регистрации для самозанятых — то есть это нормальный и поддерживаемый формат.
Ограничение, о котором многие забывают: самозанятость хороша для старта, но при росте ассортимента и оборотов почти всегда удобнее перейти на ИП, потому что больше возможностей в учёте, поставках и работе с брендами.
2.2. ИП: для большинства селлеров
Минимальный пакет:
- ИНН, ОГРНИП;
- паспортные данные владельца;
- банковские реквизиты;
- документы на товар по категориям;
- первичка на закупку (накладные/УПД/счета).
Плюс ИП в том, что почти любая логистика и ЭДО-сценарии проще, чем у физлица.
2.3. ООО: когда нужен «режим компании»
Минимальный пакет:
- ИНН/ОГРН компании;
- данные руководителя;
- реквизиты расчётного счёта;
- если кабинет ведёт не директор — доверенность/приказ;
- документы на товар и бренд по необходимости;
- выстроенный документооборот (хотя бы базово).
ООО чаще выбирают, если есть партнёры/инвесторы, сложная структура закупок или планируется работа с правообладателями «по-взрослому».
3) Какие документы нужны для работы на маркетплейсе: «документы на товар»
Здесь ключевой принцип: маркетплейсы не придумывают правила из воздуха. Они требуют то, что подтверждает безопасность товара и соблюдение требований.
На практике чаще всего встречаются:
- сертификат соответствия;
- декларация о соответствии;
- СГР;
- лицензия (редко, но бывает);
- отказное письмо (если товар не подлежит обязательной сертификации).
Например, Яндекс Маркет прямо пишет: для продажи некоторых товаров нужно загрузить документы — декларацию, сертификат, СГР или лицензию.
А Ozon говорит ещё проще: если товар не требует сертификации, загрузи отказное письмо в разделе сертификатов.
4) Дерево решений: какой документ нужен именно тебе
Это мини-алгоритм, который спасает от хаоса.
Шаг 1. Товар подлежит обязательной оценке соответствия?
- Да → нужен сертификат или декларация (иногда СГР/доп.разрешения).
- Нет / не уверен → смотри техрегламенты/перечни и/или получи отказное письмо.
Шаг 2. Документ есть у производителя/поставщика?
- Да → попроси документ + реквизиты (номер, срок, на кого оформлен, область применения), затем проверь в реестре.
- Нет → реши: меняешь поставщика/товар или оформляешь документ самостоятельно (обычно через аккредитованные органы/лаборатории).
Шаг 3. Товар маркируемый?
- Да → кроме документов на безопасность, нужна готовность к маркировке (регистрация, коды, ЭДО и т.д.).
- Нет → идёшь дальше.
Шаг 4. Товар брендовый?
- Да → держи документы на бренд/происхождение (см. раздел 7).
- Нет → всё равно держи закупочную первичку, чтобы подтвердить происхождение партии.
5) Таблица: какие документы чаще всего нужны по категориям
Важно: это ориентир по типовым ситуациям. Финальные требования зависят от конкретного товара, состава, назначения, кода ТН ВЭД/ОКПД2 и правил площадки.
| Категория товара | Что чаще всего требуется | Комментарий, где «подводные камни» |
|---|---|---|
| Детские товары (игрушки, уход) | Сертификат/декларация, иногда СГР | У детских категорий почти всегда строгие требования |
| Одежда/текстиль | Часто декларация/сертификат (зависит от вида) | Важно: документ должен покрывать именно тот вид продукции |
| Косметика | Декларация, иногда СГР | Часто ошибаются на составе и назначении (крем/лечебное/детское) |
| Бытовая химия | Декларация/СГР | Критично: правильный производитель и адрес в документе |
| Электроника/зарядки | Сертификат/декларация | Часто всплывают требования к конкретным компонентам/назначению |
| Продукты питания | Сертификат/декларация + доп. документы | На Яндекс Маркете для продовольствия нужен набор документов, включая ветдокументы/СГР/товаросопроводительные. |
| Товары животного происхождения | Ветдокументы, доступ к системам | У Яндекс Маркета есть отдельные требования по регистрации для работы с Меркурием через Цербер. |
| «Безопасные» хозтовары (часть кухонных мелочей, простые аксессуары) | Часто ничего, но может потребоваться отказное письмо | Ozon прямо указывает на отказное письмо, если сертификация не нужна. |
6) Как проверить документ, чтобы не купить «красивую бумажку»
Почти половина проблем селлеров начинается с фразы: «поставщик прислал сертификат, вроде норм».
Проверять нужно не «на глаз», а по реестру. Росаккредитация ведёт публичные реестры сертификатов и деклараций, где можно искать по номеру и другим параметрам.
Быстрая проверка за 3 минуты
- Возьми номер сертификата/декларации из документа.
- Открой реестр и попробуй найти запись по номеру.
- Сверь:
- срок действия;
- наименование продукции (чтобы соответствовало твоему товару);
- заявителя/производителя;
- область применения (часто именно тут «не совпадает»);
- статус (действует/прекращён).
Если записи в реестре нет — относись к документу как к проблемному, пока не разберёшься.
И помни про 1 сентября 2026: ссылки на записи в реестре в карточках товара — это дополнительный стимул держать реестр «под рукой», а не только PDF в папке.
7) Документы на бренд и происхождение: самый частый источник блокировок
Ты можешь идеально оформить карточку, сделать фото, настроить рекламу — и всё это обнулится, если площадка усомнится, что ты продаёшь товар легально.
Ozon отдельно описывает, какие документы подходят как «документы на бренд»: это может быть свидетельство на товарный знак/выписка, лицензионный договор, дистрибьюторский договор или договор поставки вместе с УПД/ТОРГ-12 и другие варианты.
Практический минимум, который стоит хранить по каждому бренду
- договор с поставщиком (или правообладателем/дистрибьютором);
- УПД/накладные на конкретные партии;
- счета/инвойсы;
- при необходимости — письма-согласия/лицензии (если работаешь с объектами интеллектуальных прав).
Это не «про страх». Это про то, чтобы в момент запроса ты ответил за 30 минут , а не начинал «добывать документы» неделю — когда карточки уже выключены.
8) Маркировка: когда без этого нельзя продавать
Если товар попадает под обязательную маркировку, тебе мало «сертификата». Нужна инфраструктура: регистрация, подпись, коды, документооборот.
По официальному описанию процесса регистрации в системе маркировки на портале маркировки: сначала оформляют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на руководителя организации или ИП, причём получать её предлагают в удостоверяющем центре ФНС.
Тут важный вывод для селлера:
- маркировка — это проект, который лучше запускать заранее (до первой поставки);
- если ты «влетел» в маркируемую категорию без подготовки, сроки запуска карточек и поставок могут поехать.
9) ЭДО и сопроводительные документы: чтобы поставки принимались и деньги приходили спокойно
Многие вспоминают про ЭДО только тогда, когда первая поставка уже на носу.
У Ozon есть официальный раздел про подключение электронного документооборота (ЭДО) для обмена юридическими документами.
И отдельная инструкция по формированию и отправке УПД-2 через ЭДО.
У Яндекс Маркета сопроводительные документы формируются в кабинете: например, УПД появляется в момент, когда заказ отгрузили и передали в доставку, и его можно использовать для учёта.
Вывод простой: даже если ты не фанат бухгалтерии, базовый документооборот нужен не «для галочки», а чтобы:
- поставки принимались без конфликтов,
- сверки сходились,
- возвраты и расхождения закрывались документально.
10) Куда загружать документы на разных площадках
Ozon
- Документы качества: «Товары → Сертификаты качества → Добавить сертификат» — загружаешь скан/фото и заполняешь данные.
- Если товар не требует сертификации — загрузи отказное письмо в разделе сертификатов.
- Документы на бренд — по требованиям из раздела про брендовые документы.
- Срок ответа на запрос документов — 3 рабочих дня (важно держать всё заранее).
Яндекс Маркет
- Документы на товар: «Товары → Документы → Добавить документ», указываешь номер, тип, срок, загружаешь файл.
- По продовольственным товарам набор документов расширенный (включая ветдокументы/СГР/товаросопроводительные).
Wildberries
- Для отметки «Документы проверены» нужно заполнить поля в карточке товара: номер, дата регистрации, дата окончания (или бессрочно).
- Есть официальная инструкция о сертификатах/декларациях и статусах проверки.
11) Кейсы: как это ломается на практике и как сделать правильно
Кейс 1. «Поставщик дал декларацию, а в реестре её нет»
Симптом: площадка запросила документы, ты загрузил PDF, а проверка не проходит или приходит отказ.
Причина: документ может быть оформлен с ошибками или вообще «не зарегистрирован».
Что делать:
- проверить номер в реестре;
- если записи нет — запросить у поставщика корректный номер/документ и подтверждение регистрации;
- если поставщик «плавает» — менять поставщика или выводить товар из продажи до разбирательства (дешевле, чем блокировки).
Кейс 2. «Запустил брендовый товар — запросили документы на бренд»
Симптом: карточка просела/скрылась, в кабинете запрос: подтвердите право продажи бренда/происхождение.
Причина: брендовые товары — зона повышенного контроля.
Что помогает:
- заранее держать папку «Бренд → договор → УПД → партия»;
- понимать, какие документы площадка принимает (у Ozon есть список допустимых документов). Кейс 3. «Решил продавать продукты, а там внезапно ветеринария»
Симптом: товар не проходит по требованиям/не удаётся включить продажи.
Причина: по продовольствию нужен расширенный набор документов (у Яндекс Маркета это прямо перечислено), а по товарам животного происхождения могут понадобиться процессы через системы Россельхознадзора.
Решение:
- до загрузки ассортимента выяснить требования по документам и доступам;
- договориться с поставщиком, кто выдаёт/передаёт ветдокументы и товаросопроводительные.
Кейс 4. «С 2026 года нужно указывать ссылку на реестр — а у меня только сканы»
Симптом: ты привык хранить PDF, но реестровые ссылки не фиксировал.
Риск: требования ужесточаются — нужно будет быстро находить запись в реестре и давать на неё ссылку.
Что сделать заранее:
- в своей таблице SKU добавить колонку «номер документа» и «ссылка на реестр»;
- проверять документы на старте, а не когда уже прилетело требование.
12) Если документов нет: что делать (без паники)
- Останови продажу рискованных SKU , если понимаешь, что документ точно обязателен, а его нет.
- Запроси документы у поставщика (см. шаблон ниже).
- Проверь подлинность в реестре.
- Если документ не нужен — оформи отказное письмо и загрузи его туда, где площадка просит (например, на Ozon — в разделе сертификатов).
- Если поставщик не может дать документы — меняй поставщика или товар . Это неприятно, но это самый дешёвый вариант в долгую.
13) Шаблон запроса поставщику (копируй и отправляй)
<code>Добрый день! Планируем продажу товара на маркетплейсах. Пожалуйста, пришлите комплект документов: 1) Документ соответствия (сертификат/декларация) или СГР — если требуется. Нужны: тип документа, номер, дата регистрации, срок действия, наименование продукции, заявитель/производитель, область применения. 2) Если документ не требуется — отказное письмо (подтверждение, что сертификация/декларирование не нужно). 3) Документы на партию: УПД/накладная/счёт (чтобы подтвердить происхождение). 4) Если товар продаётся под брендом — документ, подтверждающий право продажи (договор поставки/дистрибуции, письмо-согласие и т.п.). Спасибо!
Финальный чек-лист перед запуском (чтобы не потерять продажи из-за документов)
Про продавца
- Статус оформлен (самозанятый/ИП/ООО), реквизиты готовы
- Банк подключён, выплаты настроены
Про товар
- Понимаю: документ обязателен или нет
- Если обязателен — документ получен и проверен в реестре
- Если не обязателен — готово отказное письмо (если площадка просит)
Про бренд
- Есть договор/первичка, подтверждающая происхождение
- Если брендовый товар — есть документы, которые площадка принимает как «документы на бренд»
Про процессы
- Понимаю, нужен ли ЭДО (для Ozon — да, это официальный процесс)
- Если категория маркируемая — начата подготовка (УКЭП и регистрация)
Кросс-докинг Ozon: цена, расчёт стоимости и как не переплатить
Профили пользователей
